كيف تحافظ على خصوصيتك عند استخدام أدوات التعاون الجماعي؟

نون - تقدم العديد من أدوات التعاون الجماعي الكثير من الفوائد، مثل: قدرة فرق العمل على العمل داخل ملف واحد في الوقت نفسه، والتخزين السحابي للملفات والوصول إليها من أي مكان، ولكن جميع هذه الأدوات قد تحتوي على نقاط ضعف معظمها قد تُكتشف عند الاستمرار في استخدامها.<br><br>فما هي أبرز مشاكل هذه الأدوات، وكيف يمكنك الحفاظ على خصوصية مستنداتك وملفاتك عند استخدامها؟<br><br>في معظم الحالات نادرًا ما تستثمر الشركات الصغيرة في أدوات التعاون المدفوعة عالية التكلفة، وتختار بدلاً من ذلك أدوات التعاون الرخيصة أو المجانية، وهذا من شأنه أن يُشكل خطرًا بالغًا على أمان الملفات والمحادثات وخصوصيتها.<br><br>أدوات التعاون الخاصة بمشاركة المستندات:<br>تسمح العديد من أدوات التعاون لفرق العمل بتحرير المستندات في الوقت نفسه، حيث يمكن لأعضاء الفريق بشكل مشترك تطوير واجهات رسومية، أو مخططات، وغيرها، وهذا مفيد بالطبع، ولكن قبل استخدام مثل هذه الخدمات، يجدر بك فهم كيفية عملها بالضبط، مثل: كيف تُخزن الملفات، وإعدادات أذونات الوصول، وما هي إعدادات الأمان المتاحة؟<br><br>عندما تُترك ملفات العمل متاحة للعامة، فقد يتمكن أي شخص من الوصول إلى هذه الملفات وإجراء التغييرات التي يريدها، حتى إذا لم يكن هناك تسريب للمعلومات.<br><br>ما يجب عليك فعله: استخدم فقط الخدمات التي تتيح لك خيارات لإخفاء المستندات عن أعين المتطفلين، أو التي تقدم على الأقل شرحًا واضحًا لكيفية تخزين الملفات لديها، وخيارات لتقييد الوصول للملفات.<br><br>أدوات التعاون الخاصة بتخزين الملفات السحابية:<br>تعتبر خدمات التخزين السحابي من الخدمات التي يجب أن تتعامل معها بحذر أيضًا، حيث تتيح لك نقل الملفات الكبيرة وتخزينها للوصول إليها من أي مكان، لكن العديد من هذه الخدمات لا تقوم بحماية هذه الملفات بصورة جيدة.<br><br>ما يجب عليك القيام به: اختر خدمة تخزين سحابي موثوقة تدعم إجراءات الحماية القياسية مثل: المصادقة الثنائية، وخيارات أمان متعددة لحماية الملفات، واضبط هذه الإعدادات بنفسك.<br><br>الأدوات الخاصة ببيئات إدارة المشاريع:<br>تسمح هذه الخدمات لفرق العمل بالتواصل ومشاركة الملفات وتنظيم المشاريع، ومن ثم إذا كنت تستخدم إحداها فمن المهم أن تعرف من يمكنه رؤية المحادثات والملفات المتعلقة بالعمل أثناء العمل على المشروع.<br><br>حيث تقوم بعض هذه الخدمات بجعل جميع المحادثات والملفات متاحة للجميع بشكل افتراضي، وهذا من شأنه أن يُشكل خطرًا بالغًا على خصوصية المشروع، خاصةً عند التعامل مع المقاولين أو المستقلين، الذين قد يعملون لديك اليوم وللمنافسين غدًا.<br><br>بالإضافة للموظفين الذين يغادرون الشركة أو يُفصلوا منها، حيث يمكن لمثل هولاء الأشخاص تنزيل أرشيف هذه المحادثات والاحتفاظ بها وربما استخدامها بشكل قد يضر شركتك.<br><br>ما يجب عليك القيام به: تنظيم أذونات الوصول، وتقييدها على المحادثات والملفات المتعلقة بالعمل فقط، واستخدام أدوات اتصال منفصلة للموظفين والأشخاص الخارجيين، مثل: المقاولين والعملاء، وإلغاء أذونات الوصول للموظفين السابقين والمستقلين بمجرد انتهاء المشروع.<br><br>نصائح إضافية:<br>قبل أن تبدأ في استخدام إحدى هذه الأدوات، راجع بعناية إعدادات الأمان الخاصة بها، وسياسة الخصوصية وشروط الاستخدام.<br><br>يجب أن يفهم موظفو أمن المعلومات في شركتك بوضوح أدوات التعاون التي تستخدمها، وكيفية إعداداها وإدارتها، وتحديثها على الفور في حالة اكتشاف ثغرة أمنية، وتغيير كلمات المرور في حالة حدوث اختراق أمني، وضبط أذونات الوصول وإلغائها عند الحاجة.<br><br>تثبيت تطبيق أمان موثوق فيه في الحواسيب والهواتف الذكية الرسمية التي تُستخدم في أعمال الشركة لاكتشاف الروابط والملفات الضارة التي تُشارك بين الموظفين عبر هذه الأدوات.